Bukannya DIP diupdate secara berkala? Sebagaimana disebutkan dalam Pasal PerKI 1/2010 di Pasal 4 huruf g, pasal 7 ayat (3), dan pasal 9 huruf d. Ya, silakan tapi sisakan ruang dan kesempatan untuk diupdate secara real time (serta-merta). Kenapa? Sebelum membahas itu, mari kita mulai dari paradigma. Bagaimana seharusnya kita memandang DIP?
- DIP dibutuhkan untuk menginventarisasi data/informasi yang kita kuasai. Ini manfaat yang paling standar. Jika ditanya, “Apa saja dokumen yang dikuasai oleh Sub-Bagian Anda?” Anda bisa menjawabnya dengan melihat DIP. Nah, sekarang coba jawab pertanyaan di atas. Bagaimana? Kalau tidak bisa menjawab atau jawabannya berbelit-belit. Sudahlah, ayo benahi DIP Anda, secepatnya.
- Anda tentu tidak bekerja sendiri. Bagian atau Sub-Bagian Anda akan terkait dengan Bagian atau Sub-Bagian lain. Bahkan kerja lembaga Anda juga terkait dengan lembaga lain? Nah, DIP akan memudahkan koordinasi di internal lembaga maupun antar lembaga.
- DIP akan memudahkan petugas Desk Informasi dalam melayani pemohon karena dengan DIP petugas akan segeratahu,dikuasai tidaknya dokumen, dan unit kerja yang menyimpandokumen. Pernahkah Desk Informasi Bawaslu menjawab permintaan informasi seperti ini, “Sebentar pak, saya cek di DIP kami, apakah informasi yang Bapak minta ada,” atau seperti ini, “Di DIP kami, informasi yang Ibu minta masuk kategori informasi yang wajib diumumkan secara berkala. Ibu bisa melihat dan mendownloadnya di web bawaslu.go.id,” Begitu kira-kira jawaban petugas Desk Informasi jika DIP telah menjadi basis pelayanan.
- DIP yang baik akan mendukung Badan Publik dalam mengambil keputusan ataukebijakan. Untuk menyusun DIP dengan baik, maka dibutuhkan pra-kondisi di internal Badan Publik itu sendiri yaitu adanya regulasi dan petujuk teknis tentang kearsipan dan penyusunan DIP hingga ke level terendah di Badan Publik. Idealnya beresnya arsip di kantor kita menjadi pra-kondisi DIP. Tapi harus diakui, kita dihadapkan pada realitas yang beda. Sementara hak publik atas informasi tidak bisa ditunda karena alasan arsip kita belum beres. Jadi? Pembenahan arsip dan pembuatan DIP serta pelayanan informasi dapat berjalan bersama.
Agar DIP dapat impact-full seperti di atas, maka, ada enam hal di DIP yang perlu diperhatikan. Salah satunya adalah diupdate secara real time.
- Format DIP yang memadai sesuai kebutuhan. Pastikan bahwa seluruh kolom di DIP memiliki manfaat/kegunaan, baik untuk untuk pengelolaan maupun pelayanan
- Adanya partisipasi seluruh unit (bagian/biro) mengisi form DIP
- Isi DIP yang dilaporkan unit kerja mencakup semua dokumen yang diproduksi di unit tersebut.
- Disiplin dalam pengolahan informasi
- DIP seluruh unit terkoneksi dengan Desk Informasi. Hal ini bisa dilakukan dengan sederhana, melalui “google docs atau dengan aplikasi yang lebih modern.
- DIP diupdate secara real timeoleh setiap unit
Kita menghindari DIP yang hanya menjadi berfungsi sebagai inventaris dokumen. Atau bahkan tidak berfungsi apapun, kecuali sekadar menggugurkan kewajiban UU atau ikut pemeringkatan. Lalu bagaimana otorisasinya? Baca DIP Tak Butuh Otorisasi
Untuk bisa mengupdate secara real time, unit kerja (Biro/Bagian/Sub-Bagian) memerlukan panduan dalam menentukan subjek informasi. Tanpa panduan, kemungkinan besar terjadi ketidakseragaman subjek informasi. Sebagai contoh, KPU RI memberikan panduan kepada Biro-Biro dalam penyusunan DIP. Setiap Biro diwajibkan untuk memberikan data sebagai berikut:[1]
- tugas pokok dan fungsi;
- program dan anggaran (RKA-KL rutin dan tahapan);
- rencana kerja;
- laporan program dan kegiatan;
- hasil program dan kegiatan; dan
- profil pimpinan biro dan inspektorat (Kepala Biro, Wakil Kepala Biro, Kepala Bagian, Kepala Sub Bagian, Inspektur dan Kepala Sub Bagian Tata Usaha).
[1] Keputusan Sekjen KPU RI No. 441/Kpts/Setjen/Tahun 2016 tentang Pedoman Penyediaan Data dan Informasi Dalam Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik Di Lingkungan Komisi Pemilihan Umum RI. (arbain-IPC)
